Come funziona la distruzione dei documenti

Per provvedere alla distruzione dei documenti oggi ci si affida a strumenti ad hoc che si rivelano molto preziosi per assicurare la privacy e al tempo stesso per garantire la sicurezza e la riservatezza di dati sensibili che potrebbero essere contenuti in fogli o carte presenti in abitazioni private o in contesti lavorativi. Oggi tra le frodi più comuni della società occidentale c’è proprio il furto di informazioni, non di rado accompagnato dal furto di identità: si tratta di truffe potenzialmente molto pericolose, che però possono essere evitate attraverso la rimozione e la cancellazione di informazioni professionali e personali che, una volta utilizzate, non servono più.

Dal punto di vista normativo, la legge del nostro Paese regola queste attività attraverso il Decreto Legislativo n. 196 del 2003, che parla proprio dell’obbligo di distruggere i documenti cartacei al cui interno siano presenti dati sensibili con l’obiettivo di scongiurare il rischio di furti di informazioni riservate. Anche i privati cittadini, al sicuro della propria abitazione, si devono preoccupare di questo compito eliminando tutti quei fogli con informazioni personali e dati sensibili che potrebbero essere rubati e sfruttati dai malintenzionati, nell’ambito di furti di identità ma non solo. Il riferimento è a tutti i documenti che contengono una firma, alle ricevute bancarie e alle bollette del telefono, ma anche alle bollette delle utenze di gas e luce, alle fatture della carta di credito e a tutti quei messaggi pubblicitari di carattere commerciale in cui sono specificati nome, cognome e indirizzo.

Altrettanta cautela è richiesta nel caso delle dichiarazioni dei redditi, dei documenti di natura fiscale e degli esami medici, senza dimenticare le foto. Per quel che riguarda gli uffici e in generale i posti di lavoro, dovrebbero essere eliminati – quando non sono più necessari – i report finanziari, tutti i documenti legali, i fogli intestati, le buste paga, i bilanci, i fatturati, i dati relativi al personale e ai clienti e le informazioni su strategie di marketing e budget, anche perché potrebbero finire nel mirino della concorrenza.

Per procedere alla distruzione documenti in grandi quantità è possibile rivolgersi a un’impresa specializzata o ricorrere a un distruggi documenti da usare in autonomia; macchinari di questo tipo, per altro, sempre più spesso consentono di distruggere anche le carte di credito, i punti metallici e le clip. Sul mercato sono disponibili diversi modelli, da scegliere in funzione del formato in cui i documenti saranno sminuzzati.